當今的國內大小機關企事業單位在職能行使、制度建立以及培訓議程方面等，對會議的依賴性越來越高。會議的影響力對企事業員工可謂是相當重要，在互聯網日益繁榮的今天，視頻會議成為了當今的主角。視頻會議好處是，節省了路費開支、調動了員工能動性、提高了工作效率、擴大了溝通及交流的范圍。那么視頻會議的召開以及會議設備的維護離不開會議保障人員。會議保障人員運用所學到視頻產品技術并不僅僅為了對用戶會議的保障，更重要的是把會議保障變成了會議服務。下面說一下如何將會議保障變成會議服務。

　　首先提及一下會儀保障，會議保障的前提是，會議保障技術人員掌握充分的產品技術操作知識、線纜焊接技術知識以及產品線纜維護知識，并利用這些知識轉換為動手能力。以視頻會議系統來說，我們首先要掌握視頻技術、協議知識，其次要掌握終端的細化配置，高清、標清MCU的功能使用常識、標準。線纜焊接要掌握，VGA、BNC、蓮花、S端子等音視頻接頭焊接方法，并做到快速有效。產品維護方面主要是設備的升級、維修、保養知識等。另外還要掌握其他品牌的產品使用。通過這些方面的學習與實踐，我們才能將視頻會議順利進行。

　　那么我們怎么能夠做到從會議保障上升到服務呢?服務意味著周到的為用戶做更多事情，不僅僅是會議保障，還有更多為用戶思考哪些事情需要去做但還沒有為用戶做周到。在此我舉一個例子，我們在現場做會議保障的工程人員都會用到觸摸屏，觸摸屏很好用，方便實用，可是想過沒有如果觸摸屏一旦損壞，會議進行到一半時，還需要繼續切換音視頻矩陣，這時我們要做什么。答案那當然是手動切換矩陣。當手動切換矩陣時，我們沒有查清楚矩陣應切換哪一路輸入輸出，那么這時問題就會凸顯。那么如果我們真正為用戶事先想到了這個問題，而我們又找好視頻切換的輸入輸出的順序，并能夠做到熟練的快速手動切換，難道我們還會害怕此類問題的發生嗎?

　　有時候提供一個很好的解決方案也是一個很好的服務，例如用戶的主會場有兩臺視頻終端，其中一臺用作備機，平常并不加電使用。那么我應當為用戶設計一個雙機熱備的方案，使備機能夠加電真正當做備份來使用。方案可以向用戶提，只要能周到的為用戶想到這些，無論用戶是否能夠采納，此時會讓用戶深刻的感受到我們服務的質量和價值。會議支持中，我們不怕出問題，其實問題的出現才給我們有了解決問題和為用戶服務的機會，我們希望能在會前和會后及時發現問題，保障會議的正常召開，并通過我們掌握的技術和經驗為用戶提出更多的解決方案，這也才是我們的服務。

　　良好的溝通意味著雙贏，我們要有良好的心態和耐心去和用戶溝通和交流。那么溝通是否有效，和溝通后會議服務進展的順利與否有直接關系。談到這里，我想總結一下，我們如何做好會議服務。首先，充分掌握技術知識并用到工作中，這是前提;其次周到地為用戶預先想到問題發生的可能和解決方案，能夠快速熟練解決問題;周到地為用戶提供一個良好的解決方案，使用戶利用好現有設備資源;最后是培養一種良好溝通習慣，積極和用戶溝通創造雙贏。